ФІНАНСОВИЙ МЕНЕДЖМЕНТ У БО

Інші запитання

Фінансовий менеджмент – система методів, принципів, засобів і форм організації грошових відносин, суть яких полягає в управлінні фінансами для підвищення ефективності процесу виробництва товарів та послуг, стабільності та безперервності функціонування суб’єкта господарювання, забезпечення раціонального використання фінансових ресурсів.

Фінансовий менеджмент у благодійних організаціях має особливе значення, враховуючи законодавчі обмеження щодо статусу неприбутковості – ст. 133.4 ПКУ, згідно з якою доходи та прибутки благодійних організацій мають використовуватися за цільовими призначеннями, визначеними статутними документами та благодійними програмами цих установ. Завдяки фінансовому менеджменту в організації формується політика отримання доходів та цільових витрат, складається кошторис, відбувається бюджетування проєктів та створюються політики та процедури, які регулюють всю господарчу діяльність організації.

 

ФІНАНСОВІ ПОЛІТИКИ ТА ПРОЦЕДУРИ

Одними із найважливіших інструментів фінансового менеджменту у благодійних організаціях є фінансові політики та процедури, які затверджуються вищим керівним органом організації згідно зі Статутом. Кожна організація має свої особливості, напрямки та види благодійної роботи, тому створення такого документа має базуватися на цільових програмах та адміністративних потребах організації.

Перелік фінансових процедур організації:

- система бухгалтерського та податкового обліку (вказати, яку систему/програму бухгалтерського обліку використовує організація, нюанси роботи системи, принципи формування звітності в системі, бюджетування системи, які податки сплачує організація, як ведеться податковий облік);

- валюта та використання валютного курсу у звітності донорам, засновникам (методики);

- фінансовий рік, проєктні періоди;

- банківські рахунки, пасивні доходи (які банківські рахунки є в організації, як вони використовуються, чи є закріплення за певними проєктами, чи дозволені депозитні рахунки і з якими ресурсами);

- підписи на платіжних, бухгалтерських документах та чеках (перелік документації в організації з переліком осіб, які підписують ці документи);

- система фандрайзингу (описати, які системи є в організації, методи публічного залучення коштів, наприклад інтернет-еквайринг, збір у скриньки, акції, аукціони, благодійні пожертви тощо);

- форми працевлаштування та вимоги до персоналу (як залучається персонал, які є позиції та вимоги щодо кваліфікації);

- винагороди за виконану роботу, зарплати (тарифні ставки, система табелювання персоналу за проєктами);

- благодійна допомога (форми надання благодійної допомоги та визначення кола отримувачів, процедура надання благодійної допомоги, перелік документації для оформлення, система прийняття рішень щодо вибору отримувача благодійної допомоги тощо);

- гуманітарна допомога (перелік гуманітарної допомоги, коло отримувачів, методи та процедури щодо надання гуманітарної допомоги);

- основні засоби (якими видами основних засобів користується організація, чи є у її власності нерухомість, транспортні засоби тощо; призначення: адміністративні потреби, передача як благодійної допомоги, здача в оренду або інше використання)

- адміністративні витрати (перелік адміністративних витрат, можливо джерела для покриття адміністративних витрат);

- касові операції (описати можливі операції з готівкою, якщо є збір у благодійні скриньки, описати процедуру вилучення коштів, надати приклад акту відкриття скриньки або приклад договору на розміщення скриньки у магазині, аптеці тощо);

- відрядження (встановити розміри добових, які, наприклад, покриваються проєктами або програмами, перелік витрат, що покриваються, певні вимоги до оформлення звітних документів, процедуру покриття витрат на відрядження залучених фахівців, тренерів, експертів, представників органів Правління організації тощо);

- контроль за платежами (описати систему прийняття рішень щодо виконання платежу, систему контролю щодо дотримання кошторису організації);

- валютні операції (перелік можливих операцій, наприклад експортно-імпортних операцій, переказ грантових коштів, членських внесків, благодійної допомоги, можливо вказати країни, куди здійснюються перекази);

- бюджет та управлінський облік (система складання та затвердження бюджету організації, як часто відбувається контроль, внесення змін до бюджету);

- звітність (яку звітність подає благодійна організація, як звітує донорам, органам Правління, учасникам, власні форми звітності та інше);

- субгрантінг та звітність партнерів (система надання субгрантінгу, вимоги до партнерів, умови, правила звітування та приклади документації);

- аудит (чи є обов’язковий аудит для організації, який саме та за якими правилами та стандартами, наприклад аудит фінансової звітності за стандартами ПСБО або аудит за узгодженими процедурами, якщо мова йде про виконання проєктів, вимоги до аудиторських компаній);

- зберігання документів (правила зберігання фінансової документації, терміни зберігання, подання документів до архіву та інше);

- закупівельні політики та процедури (опис процедури купівлі товарів та послуг, вимоги та перевірка контрагентів, вимоги якості до товарів та послуг, вартісні межі закупівлі, періодичність закупівлі, умови тендеру та приклади тендерної документації, склад тендерної комісії тощо);

- організація заходів (робота з субпідрядниками, конференц-сервісами, перелік можливих витрат, оподаткування у разі сплати додаткового блага, приклади кошторисної документації);

- заборонені витрати (перелік витрат, які не дозволяється здійснювати організації, наприклад оплата алкогольних та тютюнових виробів тощо).

Цей перелік є орієнтовним, він може бути доповненим або скороченим, залежно від бажання та потреб благодійної організації.

 

ПРИНЦИПИ БЮДЖЕТУВАННЯ ПРОЄКТІВ ТА ЗВІТУВАННЯ ДОНОРАМ

Кожен проєкт має свою вартісну межу, його виконання пов’язане з певними витратами, такими, як закупівля товарів та послуг, обладнання, оплата праці, винагороди, надання благодійної допомоги, проведення заходів та інші витрати. Саме для відображення цих витрат і складається бюджет проєкту, деталізація та реальність цього документу є запорукою отримання коштів від донора та успішної реалізації проєкту загалом.

Першим етапом для складання бюджету проєкту є аналіз вимог донора, як правило визначених в оголошенні на конкурс грантових заявок, наприклад – вартісна межа, вимоги до аплікантів, дозволені та недозволені витрати, наявність власного внеску в проєкт тощо.

Другий етап – збір та аналіз інформації про проєктну діяльність, виділення тих активностей, згідно з матрицею проєкту, які потребують фінансових витрат, визначення часу та терміну виконання проєкту, тобто описова частина проєкту та визначення результатів, яких має досягнути проєкт, мають бути основою для створення бюджету.

Третій етап – оцінка та планування, визначення людських ресурсів, потрібних для виконання проєкту, оцінка адміністративних витрат, визначення та оцінка вартості усіх активностей по проєкту, враховуючи кількісні показники.

Четвертий етап – формування бюджету проєкту, враховуючи вимоги донора та форми бюджету. До бюджету можуть додаватися певні додатки, документація, яка надає оцінку майбутніх витрат.

Принципи складання бюджету проєкту

  1.              Бюджет має відповідати описовій частині проєкту, повноцінна заявка повинна сама приводити до форми і змісту бюджету, а не навпаки.
  2.              Вимоги та правила донора є обов’язковими для виконання, форма подання бюджету не повинна бути змінена. Слід приділити увагу до відсотка адміністративних витрат, який може встановити донор.
  3.              Дохідна частина бюджету має дорівнювати видатковій, всі очікувані витрати мають бути враховані.
  4.              Статті бюджету мають бути логічно згрупованими або за видами активностей, або за призначенням, наприклад: поліграфічні послуги, оплата консультантам, обладнання.
  5.              Бюджет має містити деталізацію (кількість, ціна за одиницю, загальна сума, конкретизація діяльності/активності, процент залученості персоналу тощо), але не має бути занадто перевантаженим деталями.
  6.              Всі показники бюджету мають бути реалістичними та відповідати ринковій вартості товарів та послуг, за необхідності треба скласти або надати донору обґрунтування у вигляді кошторисної документації.
  7.               Бюджет має бути спрямований на покриття витрат цього проєкту, а не загальних потреб організації та відшкодування витрат інших проєктів.
  8.              Всі ризики (інфляційні, валютні, проєктні) повинні бути передбачені, по можливості створений резерв непередбачуваних витрат 5-7 % (згідно з вимогами донора) або резерв непрямих витрат.
  9.              Якщо бюджетом передбачено власний внесок, зробити розрахунок та обґрунтування, якщо внесок у натуральному вигляді, обрахувати його фінансові параметри.
  10.          Приділити увагу часовим рамкам реалізації проєкту, спроєктувати фінансові зобов’язання по завершенню проєкту (необхідні виплати, аудиторську перевірку тощо).

Управління бюджетами проєктів та фінансові звіти донорам

-                До процесу управління бюджетом залучіть всю проєктну команду; фінансовий менеджер має своєчасно отримувати інформацію від проєктного координатора про плани та заходи по проєкту для подальшого планування розрахунків, проведення тендерів по проєкту, конвертації валюти в гривню (якщо кошти на проєкти в іноземній валюті);

-                Слідкуйте за дотриманням бюджетних ліній та бюджетних обмежень, розраховуйте залишки по бюджету (раз у місяць, квартал);

-                Якщо можливо – не витрачайте все під «нуль», накопичуйте на непередбачені витрати, як правило в проєктах вони є і досить часто;

-                Якщо проєкт довготривалий за часом, не чекайте кінцевих аудиторських перевірок, робіть проміжні аудиторські перевірки;

-                Якщо маєте партнерів по проєкту, які отримують від вас фінансову підтримку, контролюйте їх, не виплачуйте усі кошти відразу, розробіть систему звітування, яка допоможе уникнути помилок і ризиків нецільового використання коштів;

-                Проводьте навчання щодо оформлення документації, вимог донора, або правил використання бюджету для персоналу проєкту/організації, партнерів проєкту;

-                 У разі необхідності перенесення коштів із однієї бюджетної лінії до іншої узгоджуйте це з донором та проєктною командою заздалегідь;

-                Встановіть правила комунікації з донором по фінансових питаннях.

Фінансові звіти по проєкту формуються у розрізі вимог та форм донора, важливо перед початком проєкту ознайомитися з календарем звітності для подальшого планування роботи. Вимоги донора можуть торкатися і первинної документації, тому варто на початку проєкту розробити шаблони первинних документів і ознайомити з ними персонал проєкту, партнерів (наприклад табелі обліку робочого часу за проєктом, посилання в усіх договорах на назву та номер проєкту, накази на виплату заробітної плати за рахунок проєкту, придбання та маркування обладнання тощо).

Інші запитання по темі

На головну