1. Документальне оформлення:

- договір про надання благодійної допомоги (договір дарування або пожертви) із зазначенням найменування та обсягів товарів (продуктів), що передаються, порядку та строків передання тощо;

- на первісному етапі взаємовідносин може бути обмін  листами між ФОП і благодійною організацією (лист – пропозиція від ФОП про надання і  лист-згода від БО про прийняття допомоги);

-  видаткова  накладна  або акт приймання-передачі, які підтверджують передачу ФОП і отримання  товарів (продуктів) БО;

- податкова накладна, якщо сторони є платниками ПДВ.  

2. Відображення в бухгалтерському обліку:

Оприбуткування товарів (продуктів), отриманих від благодійника

            Дт 20 (28)         Кт 48

Списання на витрати після проведення благодійного заходу (передачі товару бенефіціарам)

             Дт 94                  Кт 20 (28)            

Відображення визнання доходу в межах понесених витрат:

              Д т 48                Кт 71

3.Відображення в податковому обліку

Будь-які доходи благодійної організації не є об’єктом оподаткування податком на прибуток за умови, що такі  доходи використовуються виключно для фiнансування видаткiв на їх утримання, реалiзацiї мети (цiлей, завдань) та напрямiв дiяльностi, визначених їх установчими документами (прибутки) і  не можуть бути розподілені між засновниками (учасниками), членами такої організації, працівниками (крім оплати їхньої праці, нарахування ЄСВ), членами органів управління та іншими пов'язаними з ними особами та (пп. 133.4.2 Податкового Кодексу України).

Що стосується складання податкової звітності, зокрема, Звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організацій (далі – Звіт), форму якого затверджено Наказом Мінфіну України від 17.06.2016р. № 553, то при  заповненні даних про доходи і видатки (витрати) та інших показників  цього Звіту  використовуються дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності.