Во первых вы должны оформить решение об организации Конференции протоколом вашего правления, где вы прописываете все что касается Конференции, название, даты место (если для этого нужен тендер, значит выбираете место), утверждаете бюджет Конференции, источники доходов, если она например происходит за счет средств какого либо проекта, утверждаете программу. Следующий документ это приказ на проведение, к нему подкладывается предварительная смета мероприятия, программа, когда все оплату осуществлены, вы делайте фактическую смету. На Конференции обязательно список учасников с подписями и контактами, это ваше подтверждение того, что мероприятие состоялось. Поскольку Конференция очень дорогостоящие мероприятие, следует заключать договора с организаторами по оренде, питанию, все расходы детализировать, сколько часов оренды, по питанию меню, количество порций и т.п.  Также все первичные бухгалтерские документы должны быть в порядке акты в/р, накладные.

Если у вас в уставе в разделе источники доходов прописано прямо, что вы берете плату за участие в конференции, тогда можно как вы написали выше. Но если такой фразы нет, то тогда лучше "благотворительный взнос/пожертвование на уставную деятельность, без ПДВ"