Доброго дня!

Зважаючи на те, що чинним законодавством дане питання чітко не врегульовано, в залежності від запланованого обсягу діяльності, форм її фінансування та бажаного рівня системності та деталізації, внутрішнє документальне оформлення проектів може бути різним.

Так, деякі благодійні фонди, які працюють виключно за рахунок грантів, вважають достатнім опис проекту та бюджет, що складають частину відповідного грантового договору.

Деякі фонди затверджують одну благодійну програму на рік, визначаючи в ній напрямки благодійної діяльності, назви, цілі, опис, очікувані результати конкретних програм і проектів.

Великі та/або системно працюючі фонди можуть мати положення про програми та проекти фонду, затверджувати опис кожної програми/проекту окремо (при цьому проекти можуть розглядатись як складові окремих програм). Такий опис може включати назву, цілі, опис, очікувані результати, бюджет певної діяльності, керівників програми/проекту, відповідальних осіб тощо.

Якщо вимагається більша деталізація або в інших випадках в усіх вище перелічених варіантах можуть затверджуватись описи конкретних заходів (з цілями, описом, бюджетом, відповідальними особами, списком учасників тощо).

Безпосереднє виконання проекту оформлюється відповідними договірними, первинними та іншими документами (напр., договір про надання благодійної допомоги, акт приймання-передачі, накладна, видаткова відомість, звіт про використання благодійної допомоги, звіт відповідальної особи про проведення заходу тощо).

Відповідні документи повинні бути затверджені компетентним органом управління фонду (напр., ст. 22 Закону України "Про благодійну діяльність та благодійні організації" відносить затвердження благодійних програм до компетенції наглядової ради; якщо остання не створюється, ст. 19 закону передає відповідні функції загальним зборам; при цьому я вважаю, що загальні збори як такі, що можуть приймати рішення з будь-яких питань діяльності фонду (ст. 20 згаданого закону), можуть затверджувати відповідні документи навіть без згадки відповідної компетенції у статуті; також вважаю, що органи управління можуть делегувати свої повноваження, якщо це передбачено статутом). Описи проектів/заходів може, якщо інше не випливає зі статуту чи рішень вищих органів управління, затверджувати керівник фонду.

В будь-якому випадку, зміст документів повинен відповідати статутним цілям і завданням фонду, інакше відповідні витрати можуть бути визнані контролюючими органами нецільовими, а фонд позбавлений статусу неприбутковості (пп. 133.4.2 п. 133.4 ст. 133 Податкового кодексу і далі).

Щодо типових документів, може порекомендувати лише певну типову структуру (див. вище по тексту).